Adjointe exécutive à la présidence

L'entreprise

Notre client est un ordre professionnel québecois situé à Montréal. Nous cherchons pour lui un(e) Adjoint(e) à la présidence.

Sommaire du poste

Relevant du président, le titulaire de ce poste seconde son gestionnaire immédiat dans ses fonctions et est garant des activités qui lui sont confiées afin d’assurer l’atteinte des objectifs de la présidence. Il est responsable des tâches administratives, de coordonner plusieurs dossiers nécessitant des interventions auprès des autres directions de l’Ordre, dont différentes demandes de délégations officielles et d’interventions médiatiques.

Expérience et qualifications requises

  • Technique en administration/bureautique ou toute autre formation combinée à une expérience de
    travail pertinente;
  • Avoir entre 9 à 12 années d’expérience;
  • Excellente maitrise du français (écrit et oral) et bonne connaissance de l’anglais;
  • Excellente maitrise de la Suite Office;
  • Autonomie et initiative;
  • Travail d’équipe et collaboration;
  • Service à la clientèle;
  • Souplesse interpersonnelle et ouverture;
  • Pensée d’affaires et vision stratégique;
  • Sens politique;
  • Intelligence émotionnelle;
  • Gestion du temps et des priorités;
  • Connaissance approfondie de la culture organisationnelle, des politiques et procédures de l’Ordre.

Principales responsabilités

  • Prépare, rédige, révise les correspondances et divers documents, répond aux appels téléphoniques gère et filtre les courriels et le courrier de la présidence, assure l’ouverture, le classement et l’archivage des dossiers, gère l’agenda de son gestionnaire et effectue la prise de rendez-vous;
  • Agit comme intermédiaire entre les différentes Directions et la présidence en ce qui concerne la coordination et le suivi des dossiers, recueille les informations pertinentes à la prise de décision et communique aux différents intervenants les directives du président;
  • Prépare, à la demande de son gestionnaire, l’ordre du jour des réunions, prend les dispositions nécessaires pour la tenue de ces réunions et, au besoin, produit les comptes rendus de certains comités;
  • Gére les demandes d’interventions médiatiques et de délégations officielles, au nom du président, répond à diverses demandes à l’interne et à l’externe en communiquant des informations courantes et redirige, au besoin, la demande à la bonne personne-ressource;
  • Supporte et s’implique activement dans l’exécution des tâches administratives de la présidence et des autres directions, à la demande;
  • Le titulaire de ce poste exécute toute autre tâche jugée pertinente par son superviseur immédiat.

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