Adjoint(e) de direction Développement philanthropique – Dons planifiés

L'entreprise

Notre client a pour objectif de constituer et faire fructifier un capital important et permanent au moyen de dons par testament, par police d’assurance-vie, par la création de fonds de dotation et d’autres formes de dons planifiés.  Les revenus générés sont versés à la fondation sur une base annuelle.

Sommaire du poste

Relevant de la directrice du Service des Grands donateurs, le titulaire du poste exécute les tâches de secrétariat pour le(la) directeur(rice) adjoint(e) et les conseillers des Dons planifiés. À ce titre il les assiste dans leurs relations avec les bénévoles, les donateurs, les donateurs potentiels, ainsi que les professionnels affiliés (notaires, planificateurs financiers, etc.). Il effectue la mise à jour des dossiers informatiques et physiques, transmet, lorsque requis, des informations aux bénévoles et au public.

Expérience et qualifications requises

  • Diplôme d’études collégiales (D.E.C.) en technique de bureau ou l’équivalent;
  • Trois (3) ans dans un travail de même niveau ou cinq (5) ans dans un poste de niveau adjoint(e);
  • Excellente maîtrise de la grammaire française;
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise;
  • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel et PowerPoint et la connaissance des logiciels Access, Salesforce et Documentik serait un atout;
  • Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie;
  • Fiable, efficace, discrète et sens de l’organisation.

Principales responsabilités

Soutien

  • Effectue l’ensemble général du travail de secrétariat et tient à jour l’agenda électronique de l’équipe des Dons planifiés;
  • Assiste dans les relations avec les bénévoles, les donateurs, les donateurs potentiels ainsi que les professionnels affiliés, et le personnel , et rappelle ses obligations et ses échéances;
  • Aide à préparer les rencontres ainsi que la documentation générale reliée aux différents dossiers et en assure le suivi lorsque requis;
  • Assiste dans la préparation de plans d’action, de profils de donateurs existants et potentiels, d’analyses, de dossiers de sollicitation, de rapports, de tableaux, de listes, de statistiques ou d’autres documents. Assure une mise en page convenable des documents et opère avec les logiciels Word, Excel, PowerPoint et peut utiliser des bases de données telles que Access, Salesforce et Documentik.

Administration

  • Effectue les entrées de données qualitatives et quantitatives, les corrections, les recherches, les mises à jour et l’entretien des données concernant les donateurs dons planifiés ainsi que les successions, l’assignation des bénévoles, etc., et toute autre donnée jugée pertinente;
  • Reçoit, filtre et achemine les appels téléphoniques, reçoit les visiteurs, bénévoles ou autres; transmet les informations d’usage;
  • Ouvre et distribue le courrier; classe et tient à jour les dossiers, fiches, documents, correspondance interne et externe, etc., enregistre tout rapport qui exige une réponse et rappelle aux personnes concernées leurs échéances;
  • Aide à la préparation et à la convocation de différents comités et réunions, prépare les salles de réunion ainsi que le matériel nécessaire. À l’occasion, est appelé à assister aux réunions et rédiger les comptes rendus;
  • Commande et expédie divers rapports de suivi de campagne et exécute certaines demandes de matériel;
  • Fait les photocopies, l’assemblage et la distribution de différents documents;
  • Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis. 

 

 

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