Adjoint(e) administratif(ve) – Direction générale

L'entreprise

Notre partenaire, Centraide du grand Montréal recherche présentement un(e) Adjoint(e) administratif(ve) – Direction générale. Le but de Centraide est de lutter contre la pauvreté et l’exclusion en agissant sur les facteurs susceptibles d’apporter des améliorations durables et significatives dans la vie des gens.

Sommaire du poste

Relevant de la présidente et directrice générale, le titulaire du poste assume l’ensemble des tâches de secrétariat. À ce titre, assure le suivi et une assistance administrative dans certains dossiers spécifiques; effectue la collecte d’informations relatives aux rencontres ou aux réunions de la présidente et directrice générale; assure le classement des dossiers confidentiels.

Expérience et qualifications requises

  • Diplôme d’études collégiales en technique de bureau ou l’équivalent;
  • Au moins trois ans d’expérience dans un travail de même niveau ou cinq ans dans un poste de niveau
    adjoint(e);
  • Excellente connaissance de la grammaire française;
  • Bonne connaissance de l’anglais;
  • Capacité de rédaction et de traduction de correspondance générale;
  • Très bonne connaissance de la Suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.) et ouverture
    et bonnes aptitudes d’apprentissage pour d’autres logiciels;
  • Capacité de communiquer avec tact, bienveillance et courtoisie;
  • Initiative et autonomie;
  • Discrétion, rigueur et sens de l’organisation;
  • Capacité à faire des liens entre les différentes situations et dossiers.

Principales responsabilités

Soutien
– Effectue le travail général de secrétariat; compose des lettres et des mémos; transcrit des rapports et autres documents à partir de notes manuscrites ou autres données; assure une mise en page convenable des documents;
– Tient à jour l’agenda de la présidente et directrice générale. À cet effet, organise et assure le suivi des rendez-vous importants, collabore à la préparation de divers documents, dossiers ou autres reliés à ces activités; effectue les réservations lors des déplacements de la présidente et directrice générale;
– Directement ou en collaboration avec la secrétaire exécutive, organise, convoque et assiste, lorsque requis, aux diverses réunions qui sont sous la responsabilité de la direction générale. Participe à la préparation et au suivi de ces réunions ainsi qu’à la tenue de divers dossiers qui y sont rattachés;
– Assure la cueillette, la compilation et la transmission de diverses informations concernant des dossiers d’importance pour la tenue de réunions ou de rencontres;
– Assure un soutien logistique et organisationnel lors de la tenue de réunions impliquant la direction générale et des intervenants et des inscriptions de participants lors de la tenue de réunions, congrès, colloques, etc.

Administration
– Appuie la secrétaire exécutive dans la mise à jour la liste des membres de la corporation et s’assure de leur convocation à l’assemblée générale et aux assemblées générales spéciales;
– Assure une assistance administrative et technique dans certains dossiers spécifiques; en l’absence de la présidente et directrice générale effectue les suivis nécessaires concernant des dossiers jugés prioritaires.Reçoit et achemine les factures au Service de la comptabilité et finances. S’assure de l’imputabilité au bon poste budgétaire;
– Prépare le compte de dépense de la présidente et directrice générale;
– Organise les déplacements des membres de la haute direction lors des conférences de Centraide Canada (suivi des inscriptions, billets d’avion, hôtel);
– Accompagnement, projets spéciaux et autres tâches;
– Soutient la direction générale dans la préparation de présentations et d’allocution liées à divers événements et conférences;
– Effectue des recherches, des analyses et des comparatifs en lien avec des demandes de la direction générale ou du comité de direction pour des projets spéciaux, des événements ou des conférences;
– Assure le relais avec divers intervenants internes et externes en lien avec des projets spéciaux afin de rassembler et vérifier de l’information; s’assure des suivis et de l’avancement des dossiers;
– Prépare et révise divers documents en lien avec le bon fonctionnement ou les projets spéciaux en cours;
– Suggère et crée divers outils afin d’appuyer le travail de la direction générale et de l’équipe de direction (grilles, schémas, organigrammes, présentations, etc.).

Communication
– Assure la communication de la direction générale auprès des différents services de l’organisation ainsi qu’avec l’externe;
– Prend connaissance du courrier, tient un registre contrôle des actions à prendre et assure un suivi auprès de la présidente et directrice générale, ou des personnes concernées;
concernant la correspondance urgente et/ou importante; répond à la correspondance de routine de concert avec la secrétaire exécutive;
– Traite les messages téléphoniques selon l’urgence et/ou l’importance du sujet; achemine l’appel s’il y a lieu auprès du personnel concerné;
– Accomplit temporairement les tâches d’un poste connexe ou inférieur, lorsque requis.

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